بالتزامن مع مبادرة «أخلاقنا الجميلة».. كيفية رفض الطلب بأدب؟
أحد أسباب أهمية رفض الطلبات هو أن لديك فترة زمنية محدودة في يومك وقد يطلب منك الآخرون القيام بأكثر مما هو ممكن، يمكنك تلقي طلبات من العملاء والبائعين والمديرين وزملاء العمل الذين لا يدركون ببساطة جدولك الزمني وعبء العمل.
يؤدي رفض الطلبات التي تستغرق وقتًا طويلاً أو التي تنطوي على تحديات كبيرة إلى توصيل قدراتك وكفاءاتك بشكل واقعي، السبب الثاني لرفض الطلبات بأدب هو أنه عند القيام بذلك بشكل صحيح، يمكنك الحفاظ على العلاقات في مكان عملك، علاوة على ذلك إذا كنت تقدم حلولًا بديلة فعالة، فيمكنك تحسين كفاءة مكان العمل والعمل الجماعي والتواصل.
كيفية رفض الطلب بأدب
بالتزامن مع مبادرة الشركة المتحدة للخدمات الإعلامية، أخلاقنا الجميلة، وبغض النظر عن مصدر الطلب أو أسباب رفضك، فكر في اتخاذ هذه الخطوات عند رفض الطلب:
افهم سبب الطلب
تأكد من أنك تفهم على سبيل المثال سبب وجوب عقد الاجتماع في غضون مهلة قصيرة أو رغبة العميل في إلغاء الطلب، وضع بطرح الأسئلة وإعادة ذكر المخاوف.
قم بالعصف الذهني لعدة حلول
حاول طرح الأفكار على الأقل اثنين من الحلول البديلة الممكنة للطلب، كلما فهمت السبب وراء الطلب بشكل أفضل كان من الأسهل تحديد الحلول، إذا اتصل مشرفك باجتماع لمقابلة عميل جديد أثناء وجودك في موعد على سبيل المثال فقد تتمكن من مقابلة العميل في وقت مختلف أو حضور جزء من الاجتماع عن بُعد.
ارفض الطلب بحزم ولكن برفق
كن واضحًا ومباشرًا لتجنب أي فرصة لسوء التفسير، على سبيل المثال تشير عبارة “أنا آسف”، ولكن لا يمكنني كتابة خطاب توصية لك في هذا الوقت" بشكل مباشر وأدب إلى موقفك.
اذكر سببًا لرفض الطلب
اشرح بإيجاز سبب وجوب رفض الطلب، لهذه الخطوة قدم فقط المعلومات الضرورية على سبيل المثال يكفي "لا يمكنني حضور الاجتماع لأن لدي موعدًا آخر مجدولًا في ذلك الوقت".
عرض حلول بديلة
إذا كان ذلك ممكنًا اقترح اثنين أو ثلاثة من البدائل الممكنة التي قمت بالعصف الذهني لها سابقًا، عند رفض كتابة خطاب توصية يمكنك أن تقول على سبيل المثال "على الرغم من أنني لست مرتاحًا لكتابة خطاب توصية لك في هذا الوقت، يسعدني إلقاء نظرة على سيرتك الذاتية أو جعلك على اتصال بقسم الموارد.. أيهما أفضل بالنسبة لك؟".
